Guide voice management
LE GUIDE UTILISATEUR DE VOTRE SOLUTION CALL CENTER
Mise en place des plages horaires du SVI
Pour mettre en place une plage horaire, cliquez sur “nouvelle rubrique”, vous allez pouvoir préciser :
- Le nom : Le nom apparaîtra sur la rubrique une fois créée
- La description : Vous pouvez remettre le nom de la rubrique ou une description
- Langue : Choisissez la langue dans laquelle sera votre SVI
- Voix : Choisissez la tonalité de la voix
Lorsque votre rubrique est créée, cliquez sur “ajouter une étape”. Vous avez la liste de toutes les étapes possibles à ajouter dans votre SVI pour le configurer au plus proche de vos besoins.
Pour ajouter une plage horaire, veuillez choisir “Horaires”. Le premier bloc vous permet de décider vers quelle rubrique l’appel va être transféré par défaut. C’est dans ce bloc que vous allez décider de choisir vers quelle rubrique transférer les appels lorsque vous serez fermé.
Dans “Rubrique par défaut”, choisissez dans la liste déroulante vers quelle rubrique transférer l’appel.
Les “Jours fériés” : vous permet de choisir le calendrier sur lequel on va se baser pour les jours fériés.
Le deuxième bloc vous permet de mettre en place les horaires d’ouverture et vers quelle rubrique transférer les appels lorsque votre centre de contacts est ouvert.
Dans l’onglet “Horaires permanents”, cliquez sur “Ajouter horaire permanent” et choisissez les jours où vous êtes ouverts. Vous pouvez choisir plusieurs jours d’affilés. Précisez ensuite votre heure d’ouverture et votre heure de fermeture, choisissez ensuite la rubrique vers laquelle transférer les appels via le menu déroulant et cliquez sur “Ajouter”.
Vous pouvez à tout moment supprimer ces horaires grâce à la poubelle, et en recréer d’autres.
Pendant vos horaires d’ouverture, vous serez peut-être amené à devoir fermer exceptionnellement pendant un jour entier ou pendant quelques heures. De ce fait, vous pouvez vous rendre dans l’onglet “Jours exceptionnels” et cliquer sur “Ajouter jours exceptionnels”.
Donnez un nom à cette fermeture via le champ “Évènement”, choisissez dans le menu déroulant la rubrique vers laquelle les appels seront transférés (un message indiquant la fermeture exceptionnelle par exemple), indiquez la période de cette fermeture ainsi que les horaires. Si votre fermeture exceptionnelle est seulement d’1h, mettez la même date dans les deux champs “Date” ainsi que l’heure à laquelle aura lieu la fermeture.
Attention : La mise en place d’un jour de fermeture exceptionnelle annule la configuration du jour permanent.
Astuce : Lorsque vous programmez une fermeture exceptionnelle, celle-ci se mettra en place et se supprimera automatiquement. Vous pouvez donc prévoir à l’avance certains jours où vous serez fermé pendant les horaires d’ouverture.
- Table des matières
